So sicherst du kritisches Wissen vor dem Renteneintritt

Überblick

Wissen vor dem Renteneintritt sicherst du in vier Schritten: kritische Rollen identifizieren, Standards festlegen, Wissen sichern und testen, bevor der oder die Wissensträger:in geht. Weil ein Renteneintritt meist absehbar ist, lohnt sich dafür eine deutlich längere Vorlaufzeit als bei anderen Personalwechseln. Wichtig dabei: Plane von Anfang an mit ein, dass wegen des Fachkräftemangels oft keine Nachfolge rechtzeitig bereitsteht, weshalb klassische Wege wie Tandems oder Handbücher hier an ihre Grenzen stoßen.

30 Jahre Erfahrung passen in kein Handbuch

Wer seit Jahrzehnten im Betrieb ist, weiß Dinge, die nirgends dokumentiert sind: welche Kund:innen wie behandelt werden wollen, warum ein Prozess genau so aufgesetzt wurde und nicht anders, welche ungeschriebenen Regeln im Alltag gelten. Geht diese Person, geht ihr Wissen mit ihr.

Die klassischen Wege, dem entgegenzuwirken, greifen dabei zu kurz. Fakten und Prozesse lassen sich zwar dokumentieren. Das Erfahrungswissen dahinter aber nicht. Dabei ist es doch gerade Erfahrungswissen, was vor Ruheständen im Betrieb unbedingt gesichert werden sollte.

Warum die üblichen Wege nicht reichen

Die drei gängigsten Ansätze gegen Wissensverlust beim Renteneintritt helfen jeweils ein Stück weit – haben aber alle dieselbe Schwachstelle: Sie setzen voraus, dass entweder Zeit, eine Nachfolge oder die scheidende Person selbst noch verfügbar ist. Genau das ist angesichts des Fachkräftemangels immer seltener der Fall.

Handbücher erfassen Prozesse zum Stichtag. Sie veralten, sobald sich etwas ändert – und die eigentlich entscheidenden Details werden meist gar nicht erst notiert, weil sie der schreibenden Person selbstverständlich erscheinen.
Tandem-Einarbeitung funktioniert nur, wenn rechtzeitig eine Nachfolge da ist und beide Seiten in der gemeinsamen Zeit auch die selteneren, kritischen Situationen tatsächlich erleben.
Späteres Nachfragen setzt voraus, dass die Wissensträger:innen noch erreichbar sind. Wer in Rente ist, beantwortet keine Teams-Nachricht mehr – die Möglichkeit, einfach noch einmal nachzuhaken, entfällt an genau dem Punkt, an dem sie am nötigsten wäre.

Jeder dieser Wege fängt einen Teil des Wissens ein. Zusammen ergeben sie trotzdem kein vollständiges Bild, solange niemand systematisch die richtigen Fragen stellt, während die Person noch da ist.

Der Fachkräftemangel verschärft den Wissensverlust beim Renteneintritt

Renteneintritt war schon immer ein Anlass für Wissensverlust. Neu ist, wie wenig Zeit dafür bleibt. Laut Statistischem Bundesamt gehen bis 2039 13,4 Millionen Erwerbspersonen in Deutschland in Rente – das ist fast ein Drittel der Arbeitskräfte am Markt. Erschwerend kommt hinzu, dass die Rentenwelle selten nur einzelne Stellen trifft: In vielen Betrieben scheiden innerhalb weniger Jahre gleich mehrere erfahrene Kolleg:innen aus.

Gleichzeitig dauert es in vielen Berufen immer länger, eine frei gewordene Stelle überhaupt neu zu besetzen. Im Handwerk ist die durchschnittliche Vakanzzeit laut Bundesagentur für Arbeit von 104 Tagen im Jahr 2015 auf 224 Tage im Jahr 2024 gestiegen. Die Nachbesetzung von Stellen dauert vor allem in Engpassberufen mehr als doppelt so lang.

In der Praxis heißt das: Wenn eine erfahrene Person geht, kann keine begleitende Übergabe stattfinden. Wissenstransfer-Methoden wie Tandemarbeit oder Shadowing sind dann einfach nicht möglich. Und Übergabedokumente greifen zu kurz, wenn es ums Erfahrungswissen geht.

Dein Leitfaden: So sicherst du Wissen vorm Renteneintritt

Weil ein Renteneintritt in aller Regel absehbar ist, muss Wissenssicherung hier kein Krisenprojekt sein. Die folgenden vier Schritte funktionieren mit großzügigem Vorlauf – und sowohl mit als auch ohne eine bereits feststehende Nachfolge.

Schritt 1: Kritische Rollen identifizieren

Sobald Renteneintritte in deinem Unternehmen bevorstehen, solltest du besonders kritische Wissensträger:innen identifizieren und priorisieren. Beginne mit den Bereichen, in denen die scheidende Person am meisten Kontextwissen trägt: Schlüsselkunden und -lieferanten, Sonderprozesse, die vom Standard abweichen, und Entscheidungen, die im Alltag immer wieder Grundlage für neue Entscheidungen sind.

Wie du dabei vorgehst, liest du in unserem Artikel zur Wissensrisikoanalyse.

Schritt 2: Standards zur Wissenssicherung festlegen

Wo wird Wissen gesichert, und in welcher Form?
Was genau muss dokumentiert werden, und was kann weg?
Wer ist dafür verantwortlich, und bis wann?

Ohne einen klaren Fahrplan passiert Wissenssicherung nebenbei oder gar nicht. Jeder macht es anders, im Zweifel landet etwas in einer Excel-Liste, die später niemand findet.

Schritt 3: Wissenssicherung ankurbeln

Wie du dabei konkret vorgehst, ist situationsabhängig:

Steht eine Nachfolge bereits fest? Der Wissenstransfer kann direkt zwischen beiden Personen stattfinden – etwa im Tandem oder durch Shadowing. Wir empfehlen dir aber zusätzlich, das Wissen parallel mit wingmaite zu sichern. So ist das Wissen nicht wieder im Kopf der nächsten Person gefangen, sondern für das gesamte Unternehmen nutzbar.
Steht noch keine Nachfolge fest? Das Wissen muss trotzdem gesichert werden. Erfasse es und lege es in einer durchsuchbaren Wissensbasis ab. Das Ziel sollte sein, dass Nachfolger:innen später selbst Antworten finden können, auch wenn sie erst Monate nach dem Renteneintritt anfangen.

Achtung: Bei bevorstehenden Ruheständen ist vor allem Erfahrungswissen besonders sichernswert. Das gelingt dir aber nicht über simple Dokumentation. Erfahrungswissen lebt in Gesprächen und braucht Rückfragen. Lies im Artikel Implizites Wissen sichern, wie du hier am besten vorgehst.

Schritt 4: Probe aufs Exempel

Jetzt zeigt sich, ob Schritt 2 überhaupt wie geplant funktioniert. Warte deshalb nicht bis zum letzten Arbeitstag.

Nimm dir reale, in der Vergangenheit tatsächlich aufgetretene Situationen vor – ein schwieriger Kunde, eine seltene Störung, eine Ausnahme im Prozess – und prüfe, ob daraus eine richtige Antwort oder Entscheidung entsteht:

Mit Nachfolge: Lass den oder die Nachfolger:in diese Situationen durchspielen oder beantworten. Die ausscheidende Person prüft die Antwort. Wenn sich hier Fehler oder Wissenslücken zeigen, kannst du jetzt noch nachschärfen.
Ohne Nachfolge: Versuche, die Situation mithilfe deiner Wissensbasis zu lösen. Kommt eine korrekte, nachvollziehbare Antwort, funktioniert die Übergabe auch ohne eine bereits eingearbeitete Person. Andernfalls heißt es auch hier: Nacharbeiten!

Am Ende zählt nicht, wie viel im Vorfeld erfasst wurde, sondern was davon nach dem Austritt tatsächlich nutzbar bleibt:

Antworten, keine bloßen Dokumente, die eine Antwort enthalten könnten.
Nachvollziehbare Quellen, damit klar ist, worauf sich eine Antwort stützt.
Ansprechpartner:innen für alle Fälle.
Eine Routine zur Aktualisierung, damit das gesicherte Wissen nicht nach kurzer Zeit veraltet – unabhängig davon, ob und wann Nachfolger:innen tatsächlich anfangen.

Für KMU: klein anfangen statt Mammutprojekt

Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen fehlt oft die Kapazität für ein umfassendes Wissensmanagement-Projekt – und die ist auch gar nicht nötig. Wähle einen einzelnen kritischen Bereich, in dem eine erfahrene Person in absehbarer Zeit in Rente geht, und fang dort an. Das wiegt mehr als ein großes Projekt, das nie fertig wird.

wingmaite hilft dir, Wissen bei Ruheständen im Betrieb zu sichern

Wissenssicherung ist an sich schon keine leichte Aufgabe. Vor bevorstehenden Ruheständen wird sie noch mal kniffliger, denn jetzt muss über Jahrzehnte gewachsenes Wissen erfasst und sinnvoll aufbereitet werden. Wir haben wingmaite speziell dafür entwickelt, dass kein Wissen mehr verloren geht, wenn Menschen in den Ruhestand gehen. Damit die Rentenwelle nicht zur Wissenskrise wird. Erfahre mehr unter wingmaite zur Wissenssicherung bei Renteneintritten oder buche direkt eine Demo.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ein KMU Wissen vor dem Ruhestand erfahrener Beschäftigter sichern?

Indem es nicht versucht, alles auf einmal zu dokumentieren, sondern mit einem einzelnen kritischen Bereich beginnt, dort gezielt im Gespräch nachfragt und die entstandene Wissensbasis danach im Alltag zugänglich und aktuell hält.

Wie früh sollte man mit der Wissenssicherung vor dem Renteneintritt beginnen?

So früh wie möglich. Erfahrungswissen, das über Jahrzehnte entstanden ist, lässt sich nicht kurzfristig nachholen.

Reicht es, eine Nachfolgeperson eine Zeit lang mitlaufen zu lassen?

Nicht unbedingt. Shadowing zeigt vor allem den Alltag, seltener Ausnahmefälle oder Wissen, das der scheidenden Person selbst gar nicht mehr als besonders auffällt.

Was unterscheidet die Wissenssicherung beim Renteneintritt von normalem Offboarding?

Vor allem die Länge der Betriebszugehörigkeit, die Menge an Erfahrungswissen und die geringere Wahrscheinlichkeit einer rechtzeitigen Nachfolge. Die allgemeinen Grundlagen für Wissenstransfer beim Offboarding Personalwechsel beschreibt der Artikel Wissensverlust beim Offboarding verhindern.