Implizites Wissen sichern: Warum Übergabedokumente nicht reichen

„Schreib doch einfach auf, was du weißt“ klingt einfach. Für den Großteil des wirklich relevanten Wissens funktioniert es aber nicht. Wie du es trotzdem schaffst, Erfahrungswissen zu sichern.

Überblick

Implizites Wissen kann nur durch konkrete Gespräche, Beispiele und gezielte Rückfragen gesichert werden. Der Grund: Wer etwas seit Jahren routiniert macht, empfindet es selbst oft nicht mehr als „Wissen“, sondern als selbstverständlich. Genau deshalb bleibt es z.B. in klassischen Übergabedokumenten unerwähnt, obwohl es im Alltag genauso kritisch ist wie ein Prozessablauf.

Was ist implizites Wissen?

Implizites Wissen ist Erfahrungswissen. Es lebt in Köpfen und eingeübten Handgriffen, in „das seh ich doch von hier“ oder der Bemerkung, dass sich etwas noch nicht richtig anfühlt.

• Urteilsvermögen: Die Einschätzung, wann eine Regel gilt und wann eine Ausnahme angebracht ist.
• Ausnahmen: Sonderfälle, die vom Standardprozess abweichen und trotzdem regelmäßig vorkommen.
• Kundenverständnis: Wie eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Unternehmen tickt, jenseits dessen, was im CRM steht.
• Fehlerbilder: Welches Symptom typischerweise auf welche Ursache hindeutet, gelernt aus wiederholter Erfahrung.
• Ungeschriebene Regeln: Absprachen und Gepflogenheiten, die alle im Team kennen und niemand je dokumentiert hat.

Explizites Wissen lässt sich aufschreiben, weil es bereits in Worte gefasst ist. Implizites Wissen existiert oft noch gar nicht in Worten. Es muss erst externalisiert, also in Worte gefasst oder niedergeschrieben werden, bevor es irgendjemand teilen kann.

Warum ist es so wichtig, auch implizites Wissen zu sichern?

Weil implizites Wissen rund 70 % des Gesamtwissens ausmacht. Wer implizites Wissen sichert, sichert auch das „Warum“ hinter dem „Was“. Fehlt dieses Wissen, hat das Auswirkungen in allen möglichen Bereichen:

• Beim Onboarding, wenn der oder die Vorgänger:in ihr Erfahrungswissen mitnimmt und Nachfolgende von 0 anfangen müssen. Wissensverlust beim Offboarding kommt ziemlich häufig vor.
• Bei einer Unternehmensübernahme, wenn Nachfolger:innen ein Unternehmen verstehen müssen, das sie bisher nur von außen kennen. Wer ein Unternehmen übergabereif machen will, muss deshalb unbedingt auch den Wissenstransfer einplanen.
• Bei KI-Projekten, weil KI-Systeme nur so gut sein können wie das Wissen, auf dem sie aufbauen – fehlt implizites Wissen, liefert KI nur generische Antworten und wird an genau den Stellen unzuverlässig, an denen Erfahrung eigentlich am meisten zählen würde.

Erfahrungswissen sichern ist gar nicht so einfach – ein Beispiel

Schauen wir uns das mal an einem konkreten Beispiel an. Die Lücke zwischen implizitem und explizitem Wissen wird gerne dann sichtbar, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und Übergabedokumente schreiben sollen. Im Dokument stehen dann alle möglichen Abläufe und Aufgaben, Zahlen werden genannt und Personen aufgelistet.

Das lässt sich schnell runterschreiben. Erfahrungswissen zu dokumentieren scheitert aber meistens schon daran, dass Menschen es gar nicht erst als erwähnenswert sehen. Wer eine Aufgabe seit Jahren macht, hat die die eine kleine Ausnahme längst verinnerlicht. Was im eigenen Kopf als selbstverständlich abgestempelt wird, wird beim Schreiben des Übergabedokuments nicht mehr aktiv erwähnt.

Hinzu kommt: Viele der relevanten Fragen entstehen erst in der Anwendung. Solange niemand ein bestimmtes Problem hat, stellt auch niemand die Frage, die das dazugehörige Wissen zutage fördern würde. Ein Dokument, das im luftleeren Raum vor dem Austritt entsteht, kann diese Fragen nicht vorwegnehmen.

Wie erfasse ich implizites Wissen im Unternehmen?

Implizites Wissen erfasst du am besten im Gespräch – vorausgesetzt, dieses Gespräch wird sinnvoll aufgesetzt:

• Reale Fälle statt abstrakter Fragen: „Erzähl von der letzten Situation, in der X passiert ist“ statt „Was weißt du über X?“
• Warum-Fragen, die nach der Logik hinter einer Entscheidung fragen, nicht nur nach dem Ergebnis.
• Fragen nach Gegenbeispiele, die zeigen, wo die übliche Regel eben nicht gilt.
• Gezieltes Nachfragen, wenn eine Antwort zu allgemein bleibt – „Was genau meinst du damit?“
• Freigabe der beteiligten Person, damit das erfasste Wissen auch inhaltlich korrekt bestätigt ist, bevor es genutzt wird.

Das erfasste implizite Wissen muss dann aber auch für andere nutzbar gemacht werden. Dazu braucht es:

• Struktur, damit sich das Wissen später wiederfinden lässt. Sonst geht es einfach in einer langen Gesprächsmitschrift unter.
• Quellenbezug, damit nachvollziehbar bleibt, woher die Informationen kommen. So können sich alle darauf verlassen.
• Rollen- und Zugriffskontext, damit sensibles Wissen nur bei den Personen landet, die es auch etwas angeht.
• Pflege, damit sich das Wissen aktuell bleibt, auch wenn sich die zugrunde liegende Situation oder Umstände im Unternehmen ändern.

wingmaite sichert das implizite Wissen in deinem Unternehmen

wingmaite ist genau für diese Lücke gebaut: Statt Formulare vorzugeben, führt unsere KI strukturierte Gespräche mit Wissensträger:innen, fragt gezielt nach dem „Warum“ und bereitet das Ergebnis strukturiert und mit Quellenverweis auf. So wird das implizite Wissen von einzelnen Mitarbeitenden Teil einer unternehmensweiten Wissensbasis, statt in einem einmaligen Übergabedokument zu verschwinden. Erfahr mehr unter So funktioniert wingmaite oder lass dir wingmaite in einer Demo in Aktion zeigen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen explizitem und implizitem Wissen? Explizites Wissen ist bereits in Worte gefasst und lässt sich aufschreiben – etwa Prozessbeschreibungen. Implizites Wissen existiert noch nicht in Worten und zeigt sich erst durch gezieltes Nachfragen im Gespräch.

Warum reicht ein Übergabedokument nicht aus, um implizites Wissen zu sichern? Weil Menschen das, was ihnen selbstverständlich erscheint, selten von sich aus erwähnen – und weil viele relevante Fragen erst entstehen, wenn ein konkretes Problem auftritt.

Wie lässt sich implizites Wissen erfassen? Über Gespräche zu realen Fällen, gezielte Warum-Fragen und Nachfragen bei zu allgemeinen Antworten – nicht über die pauschale Aufforderung, „alles“ zu dokumentieren. Tools wie wingmaite können dabei unterstützen.